Wir suchen 2.5 Stunden Informationen – pro Tag
von Bettina Freihofer
«Triple Overload» nennt Beat Bühlmann, Leiter KMU-Vertrieb bei Swisscom, in einem Interview im Tages-Anzeiger die permanente Überlastung von Wissensarbeitenden: Mitarbeitende suchen im Durchschnitt 2.5 Stunden pro Tag Dateien oder Informationen. Rund 30% von ihrer bezahlten Arbeitszeit. Zweitens verbringen sie rund 80% ihrer Arbeitszeit mit Mails oder in Meetings. Und drittens werden sie im Schnitt alle 3 Minuten unterbrochen. Erkenntnisse, die Bühlmann in seiner Führungsrolle bei Evernote machte.
Der Informationsflut einfach ausgeliefert sind wir nicht. Mit einer selbsterklärenden Ablagestruktur – idealweise aufbauend auf der Organisationsstruktur – sowie klaren Vorgaben, was wie wann abgespeichert wird, kann die Suchzeit massiv reduziert werden. Zudem werden nur Originaldateien in der Cloud abgespeichert sowie keine Attachements, sondern Links verschickt. Das verhindert, dass an unterschiedlichen Versionen gearbeitet wird. Gemäss Bühlmann helfen zudem klare Kommunikationsregeln wie, dass «Dringliches und Wichtiges» nie per Mail verschickt wird. Oder dass alle Meetings um die Hälfte gekürzt werden und alle wichtigen Informationen im Kalender eingetragen sein müssen. To Do Lists können endlos erweitert werden, der Kalender zeigt auf, was wirklich Platz hat.
Ein letzter Tipp, der Bühlmann in seinem Interview vorstellte, war ein Whiteboard, dass sie installierten und vor dem er sich mit seinem Team jeden Montag um 10 Uhr traf. Jeder schrieb darauf, welche Prioritäten er sich diese Woche gesetzt hat. Transparent und selbstgeführte Zielsetzung spornen an und helfen, dass man sich gegenseitig bei der Zielerreichung unterstützen kann.
Quelle: Tages-Anzeiger – Mittwoch, 15. Januar 2020 / Wirtschaft / «Ich wollte mit 50 auf keinen Job mehr angewiesen sein»
